Kurul Kararına konu veri sorumlusu tarafından kimlik teyidi gerekçesiyle başvuru yöntemleri sınırlandırılmıştır. Ancak, Kurul başvuru yöntem ve araçlarına ilişkin ayrıca külfet getirilmesi ve sınırlandırılmasının tebliğe aykırılık oluşturacağına karar vermiştir.
Başvuru Yöntem ver Araçlarını Veri Sahibi Aleyhine Sınırlandırmayınız
KVK Kanunu madde 11 uyarınca ilgili kişi veri sorumlusuna karşı hükümde düzenlenen başvuru haklarını kullanabilecektir. İlgili kişinin haklarını etkin şekilde kullanabilmesi ve haklarının yerine getirilmesinde veri sorumlusu tarafından uyulması gereken hususlar bulunmaktadır. İlgili kişinin haklarını kullanabilmesi adına veri sorumlusuna başvurması gerekmektedir. Veri sorumlusuna başvuru Kanun’un 13. maddesinde düzenlenmektedir.
Her ne kadar kanunda ilgili kişinin başvuru hakları düzenlemiş olsa da başvuru usul ve esaslarına açıklık getirilebilmesi adına Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından düzenlenen başvuru usul ve esaslara ilişkin “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” yayımlanmıştır.
Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun 01.10.2019 Tarihli ve 2019/296 Sayılı Kararı’nda “bir operatör şirketinin ilgili kişinin internet sitesi üzerinden yapmış olduğu başvurusunu kimlik teyidi yapamadığı gerekçesiyle reddetmesine ilişkin” inceleme yapmıştır. Kurul Kararında veri sorumlusu operatör şirketin kimlik teyidi amacıyla ilgili kişinin başvurularını KVKK talep formunun doldurularak Şirket adresine noter kanalı vb. yollarla gönderilmesini talep ettiğini belirlemiştir.
Kurul ise Karar’ında “ilgili kişinin veri sorumlusuna karşı taleplerini hangi yöntem ve araçlarla iletebileceği, başvuru yöntem ve araçlarının veri sorumlusu tarafından sınırlandırılıp sınırlandırılamayacağı, ilgili kişinin başvurusunda bulunması gereken zorunlu unsurlar ve bu zorunlu unsurların eksik olması halinde veri sorumlusunun cevap verme yükümlülüğü” konuları hakkında ilgili kişinin haklarını kullanmasına ilişkin örnek bir karar oluşturmuştur.
Tebliğ’in 5. maddesinin 1. fıkrasında ilgili kişinin haklarını veri sorumlusuna karşı hangi başvuru araçları ile kullanabileceği düzenlemiştir. Buna göre ilgili kişi başvurusunu:
- Yazılı olarak veya,
- KEP adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusununun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle,
- Başvuru amacına yönelik veri sorumlusu tarafından geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla iletebilir.
Kurul Kararına konu veri sorumlusu tarafından kimlik teyidi gerekçesiyle başvuru yöntemleri sınırlandırılmıştır. Ancak, Kurul başvuru yöntem ve araçlarına ilişkin ilgili kişi aleyhine ayrıca külfet getirilmesi ve sınırlandırılmasının tebliğe aykırılık oluşturacağına karar vermiştir.
Veri sorumlusu ilgili kişinin kimlik teyidi, kendi sistemlerinde olup olmadığının kontrolü ve sair sebeplerle başvuru yöntem ve araçlarına ilişkin külfet getirmesi, sınırlandırması ve engellemesi Kurul Kararında da yer aldığı üzere tebliğe aykırılık teşkil edecektir. Dolayısıyla, veri sorumlusu tebliğe aykırı olarak ilgili kişinin yapacağı başvuruyu iletmesinde ayrıca bir külfet getirmemesi, ilgili kişinin tebliğde yer alan yöntemlerden herhangi biriyle başvurması durumunda ilgili kişinin taleplerini yerine getirmesi gerekmektedir.
Ayrıca, veri sorumlusu tarafından ilgili kişinin haklarını etkin ve etkili şekilde kullanabilmesi için kolaylık sağlamalı ve ulaşılabilir olmalıdır.
Veri sorumlusu, ilgili kişinin, tebliğde yer alan yöntemler dışında başvurusunu iletmesi halinde veri sorumlusu başvuruyu reddedebilir. Ancak, önemle belirtmek isteriz ki veri sorumlusu her halükarda ilgili kişinin başvurusuna cevap verme ve talebin red gerekçelerini belirtme yükümlülüğündedir.
Tebliğ’in 5. maddesinde veri sahibinin başvurusunda bulunması gereken zorunlu unsurlar düzenlenmiştir. İlgili madde uyarınca başvuruda bulunması gereken zorunlu unsurlar:
- Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,
- Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. Kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
- Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
- Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
- Talep konusu
bu şekilde düzenlenmiştir.
Yine Kurul kararına konu, ilgili kişinin tebliğ de düzenlenen zorunlu unsurların eksik olduğu usule uygun şekilde başvuru yapmaması halinde başvurusunun veri sorumlusu tarafından cevaplandırılması gerekmektedir. Veri sahibinin başvuru dilekçesinde zorunlu unsurların eksik olması veri sorumlusunu başvuruya cevap verme yükümlülüğünden kurtarmamaktadır. Her ne kadar veri sorumlusu zorunlu unsurların eksik olması halinde ilgili kişinin kimliği tespit edemese de ilgili kişiye usulüne uygun başvuru yapması gerektiğine dair cevap vermelidir.
Sonuç olarak, veri sorumlusu ilgili kişinin haklarını kullanması hususunda başvuru yöntem ve araçlarında ayrıca bir külfet, sınırlama getirmemesi, ilgili kişinin haklarını aktif ve etkin şekilde kullanabilmesinin sağlanması gerekmektedir. Veri sorumlusu, ilgili kişinin başvurusunda zorunlu unsurların eksik olması halinde de başvuruya cevap verme yükümlülüğü olduğunu da unutmamalıdır.
Kararın tam metnine linkten erişebilirsiniz: https://kvkk.gov.tr/Icerik/6557/2019-296