1. VERBİS Nedir, Neden Önemlidir?
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında oluşturulan Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS), kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin -belirli bazı kişiler- dışında veri sorumlusu olduğunu beyan etmesi gereken resmi bir kayıt sistemidir.
Amaç, kişisel veri işleme faaliyetlerinin şeffaflık ilkesi çerçevesinde yürütülmesini sağlamak ve veri sorumlularını kamuya açık bir şekilde sorumlulukları konusunda görünür kılmaktır.
Bu kayıt sistemi sayesinde:
-
Kişisel veri işleme süreçlerinin kontrol altına alınması,
-
Veri güvenliğinin artırılması,
-
Kurumların hesap verebilirliğinin sağlanması
hedeflenmektedir.
Peki yalnızca kayıt olmak yeterli midir?
Hayır. VERBİS’e kayıt olmak bir başlangıçtır. Asıl önemli olan, bu kayıt sistemine sunulan bilgilerin gerçeği yansıtması ve şirket içinde veri koruma kültürünün oluşturulmasıdır.
2. VERBİS’e Kimler Kayıt Olmak Zorundadır?
VERBİS’e kimlerin kayıt olmak zorunda olduğu, KVK Kanunu’nun 16. maddesinde açıkça belirtilmiştir. Ancak bu yükümlülük şirketinizin her yıl ki güncel verileri ışığında yeniden değerlendirilmelidir. Çünkü kayıt zorunluluğu, şirketin çalışan sayısı ve mali bilançosuna göre belirlenir.
2025 yılı için ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayan veri sorumlularının VERBİS kayıt yükümlülüğü şu iki kriterden biri sağlandığında doğar:
📌 Çalışan Sayısı: Sosyal Güvenlik Kurumu’na verilen beyannamelerin en az 7’sinde, 50’den fazla çalışan bildirimi yapılmışsa.
📌 Mali Bilanço: Her yıl Mart ayında verilen gelir veya kurumlar vergisi beyannamesi ekindeki mali bilançonun 100 milyon TL’yi aşması hâlinde.
💡 Sadece bir kriterin sağlanması yeterlidir.
Yani çalışan sayınız 50’nin üzerindeyse fakat bilançonuz 100 milyon TL’nin altındaysa yine de kayıt yükümlülüğünüz doğar. Aynı şekilde, az çalışanınız varsa ama mali bilanço sınırı aşılıyorsa da kayıt zorunludur.
Grup ve Topluluk Şirketleri için Önemli Bir Uyarı:
Her bir tüzel kişilik (şirket) bağımsız bir veri sorumlusu sayılır.
✔ Grup içinde yalnızca bir şirketin VERBİS’e kayıt olması, diğerlerinin yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.
✔ Holdingin kaydı yapılmış olsa bile topluluk diğer şirketleri de ayrı ayrı değerlendirilmelidir.
❗ Unutmayın: Bu değerlendirmeler yıldan yıla değişebilir. 2024’te muaf olan bir şirket, 2025’te kayıt yükümlüsü hâline gelmiş olabilir.
3. Sık Yapılan Hatalar ve Yanılgılar
VERBİS yükümlülüğü söz konusu olduğunda birçok şirket farkında olmadan hata yapabiliyor. Bu hatalar, hem kurum içi süreçlerin eksik işlemesine hem de ciddi idari para cezalarına neden olabiliyor.
Aşağıda, danışmanlık sürecinde sıkça karşılaştığımız ve yanlış bilinen önemli hususları sizin için derledik:
❌ “Grup şirketimiz kayıt oldu, biz muafız.”
Hayır. Her bir tüzel kişi kendi başına veri sorumlusudur. Holdingin ya da grup şirketlerinden birinin VERBİS’e kayıtlı olması, diğer şirketlerin yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.
❌ “VERBİS’e bir kere kayıt oldum, artık işlemim tamam.”
Bu da sık yapılan hatalardan biri. VERBİS bir “bir kere yapılır, biter” sistemi değildir.
Şirketin veri işleme faaliyetlerinde, alıcı gruplarında, saklama süresinde ya da personel yapısında herhangi bir değişiklik olduğunda kayıtlar da güncellenmelidir.
❌ “Zaten bir veri ihlali yaşamadık, ceza da almam.”
VERBİS yükümlülüğü, veri ihlali olsun ya da olmasın geçerlidir.
Kişisel Verileri Koruma Kurulu, zaman zaman re’sen (kendiliğinden) denetim başlatabilir. Böyle bir durumda VERBİS’e kayıtlı olmadığınız tespit edilirse, veri ihlali olmasa bile ceza alabilirsiniz.
❌ “VERBİS teknik bir sistem, hukuk birimi ilgilenir.”
Oysa ki VERBİS kayıt süreci, hem hukuki hem operasyonel hem de teknik bir koordinasyon gerektirir. Envanterlerin hazırlanması, süreçlerin belgelenmesi, teknik ve idari tedbirlerin eşgüdüm içinde tanımlanması gerekir.
Sonuç: Bu tür yanlış inanışlar, şirketinizin yasal yükümlülüklerini yerine getirmediği izlenimini yaratabilir. Bu da denetimlerde olumsuz sonuçlara ve itibar kaybına yol açabilir.
4. VERBİS Kaydında Hangi Bilgiler Yer Alır?
VERBİS’e kayıt, yalnızca “varım” demekten ibaret değildir. Sisteme girilen bilgiler, kurumunuzun kişisel verileri nasıl işlediğini detaylı olarak yansıtmalıdır. Bu nedenle kayıt işlemi, öncesinde ciddi bir envanter hazırlığı gerektirir.
Aşağıda VERBİS sistemine bildirilmesi gereken başlıca bilgiler yer alıyor:
🗂 Veri Kategorileri
-
İşlenen kişisel veri türleri nelerdir?
(Örn. kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, sağlık verisi, özlük dosyası, finansal veri vb.)
👥 İlgili Kişi Grupları
-
Hangi gruplara ait kişisel veriler işleniyor?
(Çalışanlar, adaylar, müşteriler, tedarikçiler, ziyaretçiler vb.)
🎯 Veri İşleme Amaçları
-
Bu veriler ne amaçla işleniyor?
(İşe alım, sözleşme kurulması, hizmet sunumu, mevzuata uyum vb.)
🔁 Aktarım Yapılan Alıcı Grupları
-
Kişisel veriler kimlerle paylaşılıyor?
(İş ortakları, kamu kurumları, yurt içi/yurt dışı üçüncü kişiler vb.)
⏳ Veri Saklama Süreleri
-
Hangi veri ne kadar süre saklanıyor?
(Örneğin: iş sözleşmesinden doğan yükümlülükler için 10 yıl)
🛡 Teknik ve İdari Tedbirler
-
Verilerin korunması için hangi önlemler alındı?
(Şifreleme, yetki kısıtlama, log takibi, eğitim, politika belgeleri vb.)
Bu bilgiler sayesinde şirketin veri işleme faaliyetleri şeffaflaşır ve Kurum tarafından denetlenebilir hâle gelir.
⚠️ Unutmayın: Bildirilen tüm bilgilerin doğru ve güncel olması hukuken zorunludur. Eksik veya hatalı beyanlar, denetimlerde yaptırımla karşılaşmanıza neden olabilir.
Sonuç: VERBİS Yükümlülüğünüzü Ertelemeyin
VERBİS, yalnızca bir kayıt sisteminden ibaret değildir; kurumsal sorumluluğun ve veri güvenliği kültürünün temel adımıdır.
Kriterleri sağladığınız hâlde kaydınızı yapmadıysanız veya bilgilerinizi güncellemediyseniz, hem ciddi idari para cezalarıyla karşılaşabilir hem de itibar kaybı yaşayabilirsiniz.
📌 Şirketinizin VERBİS yükümlülüğü olup olmadığını değerlendirmek,
📌 Kayıt işlemini doğru ve eksiksiz tamamlamak,
📌 Tüm süreci profesyonelce yürütmek için
bize ulaşmanız yeterli.
👉 Bizimle iletişime geçin
💼 2016’dan bu yana, iki yüze yakın şirketin KVK uyum sürecine eşlik ettik. Şimdi sıra sizde!